当公司有演出活动或其它推广活动、会议等需要策划执行时，活动举办的场地是必须要仔细勘查的，这样才能有的放矢，保证活动的每个环节的顺利进行，一般去看场地之前我们一定要注意下面几点：

前期看场

前期看场地是活动执行中的重要先决条件，也是保障后期活动能够顺利实施的重要环节。古人云：知己知彼,百战不殆。从公司的安排情况来看，项目执行人员需要很看重前期看场的效果。从经验上来看，很多前期看场地过程中主要遇到的问题有以下几点：

场地勘察不够细致

在去现场看场的时候，活动执行人员需要和酒店销售人员进行细致的沟通，这个时候要站在客户的层面上去替客户思考，如果活动选择在这个场地中需要酒店提供哪些设施，哪些可以谈到免费，在硬性条款上可回旋的软着陆有多少可能（即不在合同上体现，采用良好关系进行协商解决）等。总体来说，前期看场的时候应解决以下几点问题：

会议厅

- 会议厅名称、所属楼层及行走路线
- 序厅大小（可否有摆放展示物的空间）
- 休息区和吸烟区的位置
- VIP室的位置及费用情况
- 尺寸（长、宽、高）
- 可容纳人数（分为课桌式和剧院式）
- 是否有舞台（如果有相关尺寸）
- 可供搭建的背景板尺寸（宽和高）
- 桌椅形状及外套颜色搭配
- 台花和绿植（可免费提供多少，其中台花分为演讲台插花和桌花，演讲台插花为1盆，桌花基本上为签到台2盆，主席台2盆）
- 演讲台形状（是否允许外附LOGO贴及相关位置尺寸）
- 免费提供设备情况（会议用纸、笔及水，其中水要问清是茶水还是矿泉水）
- 茶歇摆放位置（要考虑室内和序厅的摆放空间以及可容纳人的数量）
- 灯光明暗度
- 会议厅价格（半天，并了解清楚此价格包含哪些服务）

AV设备情况

- 音响室位置（有单独隔间还是在室内）
- 投影仪数量、固定还是可移动、流明度、使用年限、收费情况
- 幕布数量、固定还是可移动、尺寸
- 无线麦克数量（可免费提供多少，至少要准备3个）
- 鹅颈麦克数量（可免费提供多少，至少要准备1个）
- 有线麦克数量（可免费提供多少，至少要准备2个）
- 影象播放系统（是否有DVD和其他播放设备，至少要准备DVD1台）
- 音箱品牌、摆放位置（内置于天花板还是外置）、功率大小
- 视频音频线（根据AV设备摆放位置要准备长线）

  如场地提供的AV不能满足活动策划的需要,需要租赁AV设备那么场地的进货通道，能提供的用电量，吊点等需要详细记录

酒店住宿情况

- 现有房间情况（普标、豪标、高级套间房间数量）
- 各房间内收费项目（电话、MINI BAR、洗衣服务、送餐服务、收费食品、VOD点播电视等）
- 近期酒店房间预定情况
- 房间价格（协议价格）

酒店大堂

- 签到台摆放位置（一般来说酒店不允许在大堂设立签到台和易拉宝，具体情况要和销售落实清楚）
- 电子指示牌和酒店水牌（如果酒店水牌陈旧或样式难看则需要自己准备相关展示物品；如有电子指示牌要准备相关演示文字）
- 大堂到会场和餐厅的距离及行走路线
- 电梯数量

餐厅

- 餐厅名称及其位置（楼层）
- 提供的菜式（中餐或西餐？要求提供餐标和相关餐单）
- 茶歇餐单
- 厨房位置（由哪里送餐到餐厅，考虑送菜的时间长短）
- 自带酒水收费情况（宇通一般喜欢自带酒水，因此在之前沟通时候要了解酒店相关规定和其提供酒水价格）
- 餐厅的尺寸（长、宽、顶高）
- 是否有舞台（看是否可以安排伴宴演出）
- 餐厅AV设备和灯光效果
- 餐厅包场价格
- 餐厅到会场之间的距离
- 演出人员更衣室位置

前期看场报告中还要补充以下几点：
A．每个酒店都要拍摄照片，包括会议厅、序厅、大堂、房间、餐厅等主要位置
B．涉及到尺寸的地方如会议厅和餐厅要拿到尽量准确的尺寸和平米数
C． 相关的价格一定要准确
D．房间宽裕情况要做好预期估计
E．酒店的建成的时间、近期装修的时间、位置、星级、电话、销售人员姓名及联系方法、距离市中心、机场和火车站远近程度、该酒店附近的交通状况、出租车费用标准等

F．活动的行进路线、指示牌水牌的摆放位置